YCLIENTS

Что позволяет?

Подключение интеграции с YC позволяет кроме формирования ответов на вопросы, поступающие по выбранному каналу , также осуществить автоматизированную запись клиента на сеанс, по выбранной услуге, мастеру и временному периоду.

Как подключить?

Интеграция инициализируются на стороне YCLIENTS, подключить можно на странице нашего сервиса в маркетплейсе интеграций по ссылке https://www.yclients.com/ru/marketplace/booking/suvvy_ai/info

Нажимаем кнопку подключить, после чего открывается окно регистрации Савви, если у Вас уже есть учетная запись - можно выбрать ее, если нет, нажать кнопку автоматической регистрации.

При выборе автоматическое регистрации, на Вашу электронную почту будут отправлены логин и пароль от личного кабинета Савви. Одновременно с этим произойдет входу в сервис Савви, где Вы можете выполнить настройку режимов работы интеграции с YC. Также ее выполнить можно непосредственно в личном кабинете Савви, используя логин и пароль отправленные Вам на почту.

В случае если у Вам несколько филиалов, и необходимо организовать работу бота с несколькими из них, то Вам необходимо обратиться на поддержку Савви, чтобы они Вас проконсультировали и помогли настроить работу с несколькими филиалами.

Как настроить?

Вкладка "Список услуг"

Основной настройкой является режим работы с услугами:

• По категориям;

• По услугам

Если выбран режим использовать категории, то в бот будет передан список категорий, и уже при общении с клиентом, он сам определить нужную категорию и запросит по ней услуги из УС. Это режим подходит когда в системе много услуг или услуги имеют похожие названия, но относятся к разным группам. Если у клиента мало услуг (менее 20), то правильнее работать с выключенным режим "Использовать категории", так как в этом случае в бот передаются сразу сами услуги, и бот без лишних запросов обрабатывает запросы клиента.

Опция "Использовать название для онлайн записи" позволяет после активации получать название для онлайн записи вместо обычного, оно будет использоваться в описании функции.

Использовать название для онлайн записи

Опция "Использовать название для онлайн записи" позволяет после активации получать название для онлайн записи вместо обычного, оно будет использоваться в описании функции.

Добавлять описание в список услуг

При активации опции "Добавлять описание в список услуг" бот будет получать к услугам их описание из YC. Описание будет идти в контекст бота и позволит отвечать клиенту на основе описания услуги в YC. Обратите внимание, что в этом случае будет наблюдаться дополнительный значительный расход токенов, особенно если у Вас много услуг.

Групповые услуги

Если среди услуг предполагаются групповые занятия, то для работы с ними необходимо активировать флаг "Групповые услуги".

Вкладка "Настройки"

В самом начале Вы можете увидеть номер подключенного к боту филиала.

Блок "Назначение записи"

Разрешить назначение сеанса - должна быть активирована, это позволяет боту записывать клиентов на сеанс. При ее активации открываются связанные настройки. Разрешить запись на несколько услуг подряд - после активации можно записывать клиентов на несколько услуг и искать подходящие свободные слоты на совокупность услуг за одно действие. Технически бот будет передавать id нужных услуг сразу в одной функции. Изменить цвет записи - позволяет выделять запись определенным цветом, что позволяет отличать записи, которые создал бот от записей, созданных менеджерами. Использовать комментарий к записи - позволяет добавить к записи заранее установленный комментарий. Установить категорию - делает возможным выбрать одну из категорий, созданных на стороне YCLIENTS, затем помечать этой категорией записи, сделанные ботом. Запретить добавление новой записи, при наличии активной записи - не позволяет выполнить новую запись клиента, если старая еще активна.

Блок "Отмена и перенос записи"

Разрешить отмену и перенос записи - должна быть активирована, если необходимо выполнять отмену и перенос сеансов. При ее активации открываются связанные настройки. Отмечать, что клиент не пришел, вместо удаления сеанса - при активации данной опции на стороне YCLIENTS, после того, как клиент отменит сеанса, он не будет удален, а будет помечен "Клиент не пришел".

Блок "Данные клиента"

Разрешить получение данных по клиенту - после активации становится возможным получать данные о клиенте из его карточки со стороны YCLIENTS. Передавать персональную скидку клиента - бот будет получать персональную скидку клиента от YCLIENTS после активации опции.

Блок "Получение свободных слотов"

Передавать время окончания сеанса при получении свободных слотов - если опция активирована, то доступные сеансы будут возвращены в формате интервала.

Блок "Сотрудники"

Предоставить боту список сотрудников - при активации бот сможет получать список сотрудников. Передавать свободные сеансы при получении списка доступных сотрудников, если передана услуга - данная опция позволяет одновременно со списком сотрудников получить свободные слоты, что позволит не выполнять отдельный запрос на получение слотов. Запретить запись к выбранным сотрудникам - после добавления сотрудников в список, запись к ним будет невозможна.

Блок "Оплата"

Передавать ссылку на оплату в ответе функции - после активации в ответе бота будет ссылка на оплату. Дополнительно можно выставить время для отмены, если оплата не была произведена. Добавлять стоимость услуги в ответ - в ответе будет дополнительно выводиться стоимость услуги.

Аудит филиала

Данный функционал позволяет проверить доступных сотрудников и категории услуг, благодаря чему можно локализовать проблему при проблемах с записью. Если сотрудник, либо категория отображаются красным, они не доступны для онлайн-записи, в этом случае необходимо проверить настройки на стороне YCLIENTS.

Подключение нескольких филиалов

В случае, если необходимо подключить несколько филиалов, необходимо учитывать следующие правила:

• Если у каждого филиала свой канал связи (свой отдельный номер телефона), то на каждый филиал мы создаем отдельного бота. Мы рекомендуем сделать бота для одного филиала, отладить его работу, и после проведения опытной эксплуатации копировать его для других филиалов, при необходимости внося нужные корректировки;

• Если у компании один общий номер телефона на все филиалы, тогда для реализации схемы работы с несколькими филиалами, мы также должны создать бота для каждого филиала, но дополнительно необходимо создать бота "Администратора".

• Для бота "Администратора" необходимо определить одну задачу - это выяснить у клиента в какой филиал он хочет записаться на услуги. Именно это мы указываем в инструкции бота, а также дополняем инструкцию информацией о существующих филиалах;

• Далее необходим добавить в разделе "Действия", новое действие (создаем столько действий, сколько филиалов):

  • В описании действиям указываем для какого оно филиала;

  • В действие добавляем шаг - "Переключение активного бота", в настройках шага указать нужного бота для переключения (на каждый филиал делаем отдельное действие, и в шаге выбираем бота соответствующего филиала).

  • Если мы хотим, чтобы бот администратор не только сделал переключение, но еще и отправил в соответствующего филиалу бота вопросы клиента (если он их успел задать), необходимо добавить еще один шаг - "Вызов бота" и указать передачу в него информации. А в описание функции добавить инструкцию, следующего содержания: "В параметре user_message формулируй и передавай то, что собеседник хочет, формулируя это будто от его лица."

Важные особенности настройки бота при работе с УС

Для более качественной работы бота в режиме интеграции УС мы рекомендуем учитывать следующие особенности:

• В основной инструкции не давать указаний боту по порядку записи, отмене записи и вообще порядку работы с УС, так как эти указания могут идти в разрез со служебной инструкцией, которая формируется для каждого бота при подключении УС;

• Так как собеседники бота (клиенты), как правило являются постоянными (то есть обращаются за услугой с какой - то периодичностью), важно ставить ограничение по передаче боту истории диалога. Это позволит оптимизировать расходы на диалог, а также убрать старую лишнюю информацию, которая может сбивать бота при общении с клиентом;

• При подключении канала WhatsApp обязательно надо включать передачу боту номера телефона, в этом случае бот не будет дополнительно уточнять у собеседника номер телефона.

• При настройке записи, самые распространенные ошибки, при которых бот не может записать клиента на сеанс следующие:

  • В УС включено подтверждение записи на сеанс по коду из СМС. Данный режим боту недоступен. Чтобы бот мог записать клиента, надо отключать подтверждение записи по коду из смс;

  • Для услуг, на которые должен записывать бот, должен быть включен режим он-лайн записи;

  • Услуги должны быть доступны тем специалистам, которые включены в рабочее расписание. Для специалистов также должна быть открыта возможность он-лайн записи.